3 maart 2025

Waarop letten bij digitaal ondertekenen?

Docusign, Penneo, Adobe Sign, SignNow, Itsme, … Het hoeft niet te verbazen dat in deze digitale tijden documenten steeds vaker op elektronische wijze (vaak via één van voormelde digitale platformen) ondertekend worden. Toch ga je hier maar beter niet te lichtzinnig mee om. Er bestaan immers verschillende elektronische handtekeningen, allemaal met een andere bewijswaarde. In deze blogpost gaan we dieper in op de verschillende soorten en waar je best rekening mee houdt. Benieuwd welke manier van digitaal ondertekenen het meest geschikt is voor een bepaalde situatie? En heeft zo’n digitale kribbel dezelfde bewijswaarde als een “natte” handgeschreven handtekening? Je leest het hier.

Laat ons beginnen met het wettelijke kader in ons land. De bewijswaarde van elektronische handtekeningen is vastgelegd in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek en in de eIDAS-verordening (Verordening (EU) Nr. 910/2014). Hier wordt onderscheid gemaakt tussen drie soorten elektronische handtekeningen, elk met eigen regels en toepassingen.

1. Gewone elektronische handtekening

Denk hierbij aan een gescande handgeschreven handtekening of een getypte naam (vaak met het logo van de vennootschap waarvoor je werkt) op het einde van een e-mail. Makkelijk, maar met beperkte rechtszekerheid. Als er discussie ontstaat over wie heeft getekend, beslist de rechter of de handtekening betrouwbaar genoeg is. Voor een gewone e-mail, informele afspraken of interne documenten is dit vaak voldoende, maar bij belangrijke contracten houdt het dus een zeker risico in.

2. Geavanceerde elektronische handtekening

Deze handtekening is strenger gereguleerd en is uniek verbonden aan de ondertekenaar. Het identificeert wie er heeft getekend en voorkomt dat het document achteraf aangepast kan worden. Neem bijvoorbeeld een handtekening via een digitaal platform met tweestapsverificatie, zoals een combinatie van een gebruikersnaam/wachtwoord en audit trails. Dergelijk type digitale handtekening geniet dus de voorkeur als je meer zekerheid wilt.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening

Oftewel de digitale handtekening met de grootste bewijswaarde. Deze handtekening is aangemaakt met een gekwalificeerd middel (zoals een eID, Itsme of een advocatenkaart) en gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener. Dankzij de hoge mate van beveiliging wordt ze automatisch gelijkgesteld aan een handtekening in inkt. Perfect voor belangrijke of formele documenten. Als je een arbeidsovereenkomst digitaal zou willen ondertekenen dan ben je wettelijk verplicht om dat via een gekwalificeerde elektronische handtekening te doen.

Geldigheid en bewijswaarde

Het is intussen duidelijk dat niet elke digitale handtekening dezelfde garanties biedt. Wat ze wel allemaal gemeen hebben, zijn de volgende drie minimale geldigheidsvereisten:

1. Identificatie: het moet duidelijk zijn wie de ondertekenaar is.

2. Toerekenbaarheid: de ondertekenaar moet akkoord gaan met de inhoud van het document.

3. Integriteit: het document mag niet gewijzigd worden zonder toestemming van de ondertekenaars.

Welke digitale handtekening kies je?

Het zal je niet verbazen dat het vooral afhangt van de toepassing. Voor belangrijke contracten of overeenkomsten met strikte wettelijke vereisten kies je best voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Die biedt de meeste zekerheid en is niet te betwisten.

Gaat het om minder formele afspraken, zoals e-mails, een offerte of interne overeenkomst? Dan hangt het van de context af en kan een geavanceerde of zelfs een gewone elektronische handtekening volstaan. Ook nog goed om te weten: partijen kunnen bij het sluiten van een overeenkomst vooraf schriftelijk afspreken welke bewijswaarde ze verlenen aan de digitale handtekening die ze wensen toe te passen.

Kortom, alles hangt af van wat er op het spel staat. Wil je zeker weten of de juiste handtekening is gebruikt? Onze experten helpen je graag verder.